Das Problem: Wer pflegt die Daten?
Wer sich im Verein engagiert, kennt das Problem: Das "Vereinskapital" - die Mitgliederdaten – existierst häufig unvollständig, veraltet oder schlicht falsch. Adressen ändern sich, Telefonnummern werden gewechselt, Bankverbindungen laufen ab.
Die Last, diese Daten aktuell zu halten, liegt fast immer bei einer einzigen Person: der Mitgliederverwaltung, mit der Voraussetzung, das die Mitgliederverwaltung auch aktuelle Daten zugespielt bekommt.
easyVerein bietet hier eine zeitgemäße Lösung: Mitglieder können ihre eigenen Stammdaten selbst pflegen – Adresse, Bankverbindung, Kontaktdaten – direkt im Portal, ohne dass der Vorstand eingreifen muss. Das spart enorm viel Zeit und reduziert Fehler.
Der Haken: Damit ein Mitglied sich einloggen kann, braucht es einen gültigen Zugang. easyVerein setzt dafür eine valide E-Mail-Adresse voraus – und die liegt der Mitgliederverwaltung oft schlicht nicht vor. Viele Mitglieder, gerade ältere Semester, haben keine E-Mail-Adresse hinterlegt oder nutzen sie nicht aktiv.
Das bedeutet im Alltag: Bevor ein einziges Mitglied seine Daten selbst pflegen kann, muss die Verwaltung erst mühsam E-Mail-Adressen einsammeln, eintragen und für jedes Mitglied manuell einen Erstzugang anlegen. Bei einer großen Anzahl an Mitgliedern kann sich jeder den Aufwand selbst ausrechnen, noch bevor irgendjemand überhaupt eingeloggt ist.
Das ist nicht nur zeitaufwendig. Es ist auch fehleranfällig und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle besser investiert sind.
Die Lösung: Initialpasswörter nach persönlichem Muster
Die Idee ist einfach und funktioniert auch dann, wenn keine E-Mail-Adressen vorliegen:
Jedes Mitglied bekommt ein Initialpasswort, das nur es selbst kennt – abgeleitet aus persönlichen Daten, die bereits in der Datenbank stehen.
Ein Beispiel: Mitglied Max Mustermann hat die Mitgliedsnummer 52852 und Geburtstag am 01.01.1990. Diese Information kennt nur er, kein Vorstandsmitglied muss sie ihm mitteilen, kein Brief muss verschickt werden.
Der Login ist denkbar einfach:
- Benutzername: Mitgliedsnummer (52852)
- Passwort: Geburtstag (01.01.1990)
Max ist eingeloggt. Er kann jetzt selbstständig seine E-Mail-Adresse eintragen und Stammdaten pflegen.
Dieses Prinzip lässt sich auf jedes Muster anwenden, das aus vorhandenen Mitgliedsdaten ableitbar ist.
Das Tool: easyVerein Password Manager
Die Umsetzung in der Praxis erfolgt mit dem easyVerein Password Manager in drei Schritten.
Schritt 1 – Mitglieder laden: Den easyVerein API-Token eingeben und auf „Mitglieder laden" klicken. Das Tool holt automatisch alle Mitglieder aus dem Vereinskonto. Den API-Token finden Mitglieder im easyVerein Backend, weitere Informationen dazu im Supportbereich von easyVerein.
Schritt 2 – Liste hochladen: Eine einfache Tabellendatei (CSV) mit zwei Spalten wird hochgeladen: Mitgliedsnummer (Spalte A) und das jeweilige Initialpasswort (Spalte B). Das Tool prüft automatisch, welche Mitglieder zugeordnet werden konnten, und zeigt eine übersichtliche Vorschau.
Schritt 3 – Passwörter setzen Ein Klick – und das Tool setzt alle Passwörter automatisch nacheinander. Ein Fortschrittsbalken und ein Protokoll zeigen in Echtzeit, was passiert.
Die Initialpasswörter folgen zwar einem nachvollziehbaren Muster – sie sind jedoch ausschließlich als Erstzugang gedacht. Sobald ein Mitglied eingeloggt ist, empfiehlt sich die Änderung auf ein persönliches Passwort.
Für wen ist der eV Password Manager geeignet?
Der easyVerein Password Manager ist die richtige Lösung für Vereine, die:
- gerade auf easyVerein migriert haben und den Erstzugang für alle Mitglieder einrichten möchten
- viele Mitglieder ohne hinterlegte E-Mail-Adresse haben und diese zur Selbstpflege bewegen wollen
- der Mitgliederverwaltung den manuellen Aufwand bei der Zugangsvergabe ersparen möchten
Voraussetzung ist ein Windows-Computer sowie eine einmalige, kostenlose Installation von Python. Wir helfen dabei. Meldet euch bei Interesse über das Kontaktformular.